Reunión de trabajo telemática por la crisis sanitaria. Foto: GREENEALICANTE. El Real Decreto-Ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes y extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social de COVID-19 (RDL 8/2020) implicó grandes cambios que alteraban claramente la actividad societaria y concursal, modificando las reglas aplicables en cuanto a plazos y formas de reunión de los órganos sociales. Recientemente, el Real Decreto-ley 11/2020, de 31 de marzo, por el que se adoptan medidas urgentes complementarias en el ámbito social y económico para hacer frente al COVID-19 (RDL 11/2020), ha ampliado el contenido del Real Decreto-Ley anterior, clarificando ciertos aspectos y acabando de dar forma a un régimen temporal que supondrá grandes cambios en la actividad diaria de las sociedades.
¿Puede mi sociedad realizar Juntas Generales por medios telemáticos, aunque no lo prevean los Estatutos Sociales? ¿Y reuniones de los órganos de gobierno y administración?
La respuesta es sí. Todas las sociedades (mercantiles y civiles), asociaciones, cooperativas y fundaciones podrán acogerse al régimen legal transitorio previsto en el artículo 40.1 del RDL 8/2020 que, en un primer momento, estaba únicamente previsto para los órganos directivos y de administración -tras la entrada en vigor del RDL 11/2020 (Disposición Final Primera, núm. Trece) se amplió en relación a las juntas o asambleas de asociados o socios-. En idéntico sentido, se entiende que es posible aplicar dicho régimen respecto a las reuniones de las comisiones delegadas, y respecto a las demás comisiones que pudieran haberse constituido.
Así, mientras dure el estado de alarma y con independencia de que dichos regímenes se prevean o no en estatutos, son dos las modalidades permitidas:
1. Videoconferencia o conferencia telefónica múltiple. Podrá celebrarse la reunión a través de videoconferencia que asegure la autenticidad y la conexión en tiempo real con imagen y sonido. Tras la promulgación del RDL 11/2020 se posibilita también la celebración de reuniones por conferencia telefónica múltiple. En ambos casos, se entenderá que la reunión ha tenido lugar en el domicilio de la persona jurídica. Para poder acogerse a esta modalidad de junta telemática, deberán cumplirse los siguientes requisitos:
-Todas las personas que ostenten derecho de asistencia o quienes los representen deben disponer de los medios necesarios para hacerlo.
-El/la secretario/a del órgano debe reconocer la identidad de los asistentes.
-El/la secretario/a levantará acta de la sesión, expresando que identifica a los asistentes, y la remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico proporcionadas por los mismos.
2. Celebración por escrito y sin sesión. Es posible celebrar la reunión de los órganos de gobierno y administración sin sesión, mediante votación por escrito, siempre que (a) así lo decida el presidente; o (b) cuando lo soliciten un mínimo de dos de sus miembros, aunque sus estatutos no prevean dicha forma de reunión.
El procedimiento escrito que se siga deberá ajustarse a las exigencias previstas en el artículo 100 del Reglamento del Registro Mercantil (en adelante, “RRM”), que supone que las personas con facultad de certificar (artículo 109 RRM) dejarán constancia en acta de los acuerdos adoptados, expresando el nombre de los administradores y el sistema seguido para formar la voluntad del órgano de administración, con indicación del voto emitido por cada uno. Posteriormente y salvo que los Estatutos Sociales previeran algo distinto, los votos por correo deberán remitirse en un plazo de 10 días a contar desde la fecha en que se reciba la solicitud de emisión del voto, careciendo de valor en caso contrario. De nuevo, los acuerdos se entenderán adoptados en el lugar del domicilio social y en la fecha de recepción del último de los votos emitidos. Este sistema será aplicable incluso a las sociedades que no tienen carácter mercantil. No es de aplicación el apartado segundo del art. 100 del RRM pues, al ser obligatorio este sistema en caso de que sea solicitado por un mínimo de dos miembros, se podrá celebrar la sesión aún en caso de oposición de alguno de los consejeros.
- Régimen especial previsto para las sociedades con valores admitidos a negociación en un mercado regulado de la U.E: En estos casos, el consejo de administración podrá prever, en la convocatoria de la junta general, la asistencia por medios telemáticos y el voto a distancia, así como la celebración de la junta en cualquier lugar del territorio nacional, aunque estos extremos no estén previstos en los estatutos sociales. De ser éste el caso, habrán de observarse los requisitos previstos en la normativa de aplicación (especialmente, los arts.182, 189 y 521 LSC), así como aquellas otras normas que, en su caso, se hubieran previsto en los estatutos sociales.
¿Qué ocurre con los plazos para formular y aprobar las Cuentas Anuales?
La obligación de formular las cuentas anuales, individuales o consolidadas, así como, cuando fuere legalmente exigible, el informe de gestión, y cualquier otra documentación exigible en virtud de lo dispuesto en la legislación de sociedades, queda suspendida hasta que finalice el estado de alarma, reanudándose de nuevo por tres meses a contar desde esa fecha. En este sentido, el legislador ha decidido que no se trate de una mera interrupción, de manera que este periodo de emergencia no cuente en el cómputo de los tres meses a partir del cierre del ejercicio, sino que ha decidido suspender el cómputo anterior y otorgar un plazo adicional de tres meses, que empezará a computarse una vez finalizado el estado de alarma.
Para el caso de que, a la fecha de declaración del estado de alarma o durante la vigencia del mismo, el órgano de gobierno o administración de una persona jurídica obligada a auditar cuentas hubiera formulado las cuentas del ejercicio anterior, el plazo para la verificación contable de esas cuentas, tanto si la auditoría fuera obligatoria como voluntaria, se entenderá prorrogado por dos meses a contar desde que finalice el estado de alarma.
Adicionalmente, según lo establecido en el apartado 5 del artículo 40 del RD 8/2020, la junta general ordinaria para aprobar las cuentas del ejercicio anterior se reunirá necesariamente dentro de los tres meses siguientes a contar desde que finalice el plazo para formular las cuentas anuales. En consecuencia, el legislador vuelve a conceder una “suspensión y prórroga”, que se computará con independencia del tiempo transcurrido anteriormente, tomando como punto de partida la fecha de finalización del plazo de formulación de cuentas anuales, el cual también ha sido ampliado por medio de este mismo artículo (3 meses desde la finalización del estado de alarma).
¿Y si ya se han formulado las Cuentas Anuales?
Sin perjuicio de la previsión anterior, será válida la formulación de las cuentas que realice el órgano de gobierno o administración de una persona jurídica durante el estado de alarma pudiendo igualmente realizar su verificación contable dentro del plazo legalmente previsto o acogiéndose a la prórroga prevista.
Además, el RDL 11/2020 introduce un nuevo apartado en el artículo 40 del RDL 8/2020, el 6 bis, en relación con la propuesta de aplicación del resultado. Así, las sociedades mercantiles que, habiendo formulado sus cuentas anuales, convoquen la junta general ordinaria a partir de la entrada en vigor de la presente disposición, podrán sustituir la propuesta de aplicación del resultado contenida en la memoria por otra propuesta. Para ello hay dos modalidades posibles:
1º) La primera se refiere a las sociedades que habían formulado sus cuentas anuales con anterioridad a la entrada en vigor del estado de alarma, y, una vez declarado el mismo, hayan convocado su junta general.
En tal supuesto, se autoriza al órgano de administración para sustituir la propuesta de aplicación del resultado ya formalizada por una nueva en la que pueda tenerse en consideración las actuales, circunstancias siempre que se cumplan dos exigencias:
A) El órgano de administración debe justificar que la sustitución de la propuesta de aplicación del resultado es consecuencia de la situación de emergencia sanitaria creada por el COVID-19.
B) En aquellos casos en los que la sociedad sometiera a auditoría sus cuentas anuales y hubiera realizado ya el informe de auditoría, se deberá incluir una declaración responsable del auditor de cuentas en el que este indique expresamente que no habría modificado su opinión de auditoría si hubiera conocido en el momento de su firma la nueva propuesta.
2º) La segunda se refiere a las sociedades que antes de la declaración del estado de alarma, además de haber formulado las cuentas anuales, hubieran convocado ya su junta general.
Para estas sociedades, existe la posibilidad de que el órgano de administración, manteniendo la convocatoria hecha, retire la propuesta de aplicación del resultado inicialmente presentada. Con tal finalidad, los administradores deberán publicar su decisión de mantener la junta general sin el punto del orden del día correspondiente a la propuesta de aplicación del resultado y, tras ello, convocar una nueva junta general al objeto de adoptar los acuerdos pertinentes respecto de la nueva propuesta de aplicación del resultado. Dicha junta habrá de celebrarse dentro del plazo dispuesto para la junta general ordinaria (3 meses a contar desde el fin del plazo previsto para la formulación). La nueva propuesta de aplicación del resultado aprobada por la posterior junta deberá satisfacer los anteriores requisitos de justificación y control externo por parte del auditor.
En este caso, el depósito de cuentas se bifurcará: primero, se redactará y presentará en el Registro Mercantil una certificación en base a lo acordado en la junta que decidió sobre la aprobación de las cuentas anuales, quedando pendiente una segunda certificación complementaria referente a la propuesta de aplicación del resultado.
- Régimen especial previsto para las sociedades con valores admitidos a negociación en un mercado regulado de la U.E: Cuando las sociedades cotizadas apliquen alguna de las medidas recogidas en el artículo 40.6 bis de este Real Decreto-ley, la nueva propuesta, así como su justificación por el órgano de administración y el escrito del auditor, deberán publicarse de inmediato -esto es, tan pronto como se aprueben- como información complementaria a las cuentas anuales en la página web de la entidad y en la de la CNMV como otra información relevante o, en caso de ser preceptivo, como información privilegiada.
Además, existen otras diferencias con respecto al régimen general: (i) la junta general ordinaria de accionistas podrá celebrarse dentro de los diez primeros meses del ejercicio social, y (ii) se prevé una prórroga para cumplir con el deber de publicación y remisión a la autoridad supervisora (CNMV) del informe financiero anual y del informe de auditoría por un plazo de seis meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio social, y de cuatro meses respecto a la publicación de la declaración intermedia de gestión y el informe financiero semestral.
¿Puedo aplazar la junta general? ¿y desconvocarla?
La respuesta es, nuevamente, afirmativa. El RDL 8/2020 ha diferido los plazos para la convocatoria y celebración de la junta ordinaria. Así, en relación a las Juntas que hayan sido convocadas antes de la publicación del estado de alarma y cuya fecha de celebración sea posterior a la publicación de este, se prevén tres opciones:
Mantener su celebración. Podrá, no obstante, modificarse la forma de celebración (adaptándola a los medios telemáticos), así como el lugar y la hora de la celebración, todo ello mediante anuncio publicado con un mínimo de 48 horas de antelación en la página web de la sociedad (siempre que se disponga de la misma, según las previsiones del artículo 11 bis de la Ley de Sociedades de Capital) o, subsidiariamente, para el caso de que la sociedad no disponga de página web habilitada, con la publicación en el Boletín Oficial del Estado (B.O.E.).
Aplazar la celebración. Para ello, deberán cumplirse los mismos requisitos exigidos para el supuesto anterior.
Desconvocar la celebración. La convocatoria podrá revocarse, de nuevo, mediante anuncio publicado con un mínimo de 48 horas de antelación, bien en la página web de la sociedad, si se dispusiera de la misma, bien mediante publicación en el B.O.E. En este caso, el órgano de administración deberá proceder a la nueva convocatoria en el mes siguiente a la finalización del estado de alarma.
- Régimen especial previsto para las sociedades con valores admitidos a negociación en un mercado regulado de la U.E.: En este caso, se contemplan dos supuestos:
a) La junta ya convocada con anterioridad a la declaración del estado de alarma y no se hubiera previsto su posible celebración con asistencia telemática y voto a distancia. En este caso, se podrá publicar un anuncio complementario de la convocatoria de tal junta con una antelación de, al menos, cinco días respecto de la fecha de su celebración, indicando que se adoptarán cualquiera de las medidas previstas para las sociedades que no cotizan en bolsa.
b) En caso de que no pudiera celebrarse la junta en el lugar y dirección indicados en el anuncio de convocatoria, y tampoco se hubiera podido publicar el anuncio complementario previsto en el apartado anterior, habrá dos posibilidades:
-Si la junta quedara válidamente constituida en el lugar fijado en el anuncio de convocatoria, pero se viera imposibilitada para continuar con su celebración en virtud de las medidas públicas adoptadas, la propia junta podrá acordar continuar su celebración en el mismo día en otro lugar y sede dentro de la misma provincia, estableciendo un plazo razonable para el traslado de los asistentes. Al no preverse nada respecto a los requisitos que debe cumplir dicho acuerdo, se entiende que deberá ser un acuerdo ordinario (artículos 193 y 201.1 LSC).
-Si la junta estuviera convocada pero no pudiera celebrarse conforme con las previsiones del anuncio de su convocatoria, igualmente, con motivo de las medidas públicas adoptadas por las autoridades, existe la posibilidad de realizar una nueva convocatoria en una fecha posterior, con idéntico orden del día y requisitos de publicidad, debiendo ser publicado el nuevo anuncio con, al menos, cinco días de antelación a la fecha fijada para la reunión (no será de aplicación la regla general de convocatoria dentro de los quince días siguientes a la fecha de la junta no celebrada y con al menos diez días de antelación a la fecha fijada para la reunión, prevista en el art. 177.3 LSC). Así, el órgano de administración publicará un anuncio complementario, y en el mismo podrá establecer que la junta se celebrará de forma telemática, al margen de que esta circunstancia estuviera prevista o no en los estatutos sociales, siempre que se la posibilidad de participar en la reunión por todas y cada una de estas vías: (i) asistencia telemática; (ii) representación conferida al Presidente de la Junta por medios de comunicación a distancia y (iii) voto anticipado a través de medios de comunicación a distancia.
¿Puede intervenir el notario en la junta general?
Cuando se haya solicitado la intervención notarial para la celebración de la junta general durante la vigencia del estado de alarma, el notario podrá abstenerse de acudir de forma presencial a la sesión siempre que utilice medios de comunicación a distancia en tiempo real que garanticen adecuadamente el cumplimiento de la función notarial.
¿Puedo ejercer mi derecho de separación que asistiera a un socio durante la vigencia del Estado de Alarma?
Según el art. 40.8 del RDL 8/2020, durante este periodo no cabe el ejercicio del derecho de separación de los socios, independientemente de cual fuera la causa que motivara al socio a su ejercicio. No existe una privación del derecho, sino una suspensión de la posibilidad de su ejercicio, la cual volverá a ostentar tras la finalización del estado de alarma, aun cuando la causa en la que lo base se hubiera producido con anterioridad.
-Régimen especial previsto para las sociedades cooperativas en relación al reparto de beneficios: El artículo 40.9 del RDL 8/2020 dispone que el reembolso de aportaciones en sociedades cooperativas por causa de baja del cooperativista (artículo 51 de la Ley General de Cooperativas) producida durante la vigencia del estado de alarma se prorrogará hasta un total de seis meses a contar desde que su finalización
¿Puede disolverse mi sociedad durante el estado de alarma?
Si el plazo estatutario de duración de la sociedad terminara durante la vigencia del estado de alarma, dicha disolución no se producirá hasta el transcurso de dos meses después de la finalización de dicho estado.
En caso de que, antes de la declaración del estado de alarma y durante la vigencia de ese estado, concurra cualquier causa legal o estatutaria de disolución de la sociedad, el plazo legal para convocar la junta general de socios a fin de que adopte el acuerdo de disolución de la sociedad o los acuerdos que tengan por objeto enervar la causa, quedará suspendido hasta que finalice dicho estado de alarma. Si la sociedad estuviera obligada a reducir su capital social como consecuencia de pérdidas, deberá tener en cuenta que será obligatorio someter este ajuste patrimonial a votación en la primera junta general que se celebre.
Además, se prevé que los administradores no responderán de las deudas sociales contraídas en el caso que la causa legal o estatutaria de disolución hubiera acontecido durante el estado de alarma.
María Roldan Llamas
Abogada adscrita al Área legal de Devesa & Calvo Abogados en Alicante
