Las empresas familiares representan una parte significativa de la economía global y, en el caso particular de la Comunidad Valenciana, constituyen la columna vertebral de sus economías locales.

Un aspecto crucial para el éxito a largo plazo de toda empresa familiar es la implementación de un plan de contingencia efectivo ante las distintas adversidades que a lo largo de la vida puede atravesar una empresa.

¿Qué es un Plan de Contingencia?

No hace mucho tiempo visité profesionalmente una empresa familiar con una facturación bastante notable, en la que el fundador, administrador único y único apoderado era él mismo. Todas las transferencias, todos los cheques, todos los contratos los firmaba él solo.

Mi pregunta fue inmediata: “¿Ha pensado Usted en quién pagará las nóminas del mes si un día Usted sufre un infarto y no puede firmar nada?” En menos de dos semanas, nuestro fundador, persona muy inteligente, otorgó unos poderes “de emergencia”.

Es cierto que son situaciones de probabilidad muy baja… pero ocurren: en mi caso particular, mi padre enfermó antes de cumplir los 60 años y mi hermano se tuvo que hacer cargo de la empresa familiar antes de cumplir los treinta. Me enorgullece decir que hoy, casi treinta años después, el negocio sigue funcionando.

Una definición técnica

Un plan de contingencia podría definirse como el conjunto de procedimientos, protocolos y estrategias implementados para que una empresa pueda responder a eventos inesperados que interrumpan o pudieran interrumpir sus operaciones.

Un ejemplo evidente es el fallecimiento del empresario, como ya he mencionado, pero hay otros ejemplos: (i) la insolvencia de uno de sus principales clientes; (ii) el “hackeo” de su sistema informático; o (iii), como hemos visto que ha sucedido en Valencia, una DANA.

La negación: “Yo ya lo tengo todo pensado”

Los empresarios que hayan conseguido llegar hasta esta parte del artículo puede que piensen que ellos tienen ya pensado como actuar ante cualquier crisis. Pero ellos mismos saben que no es cierto. Casi ninguno de los empresarios con los que trabajo tiene pensado qué ocurriría si quien falta es uno mismo (aunque alguno habrá que piense: “¡después de mí, el diluvio!”).

Las dinámicas familiares, en la gran mayoría de los casos, impiden a los padres hablar con serenidad y transparencia a sus hijos de estas cuestiones, entre otros motivos, porque los propios hijos e hijas tampoco están formados ni preparados para que sus padres les hablen de esas eventualidades. Y mucho más cuando una de las decisiones incumbe o influye en la propia sucesión de la empresa.

Sin embargo, no hay más remedio que eliminar esa resistencia. Y para ello, nada mejor que objetivar la cuestión y determinar exactamente lo que se pretende: Una cosa es designar a las personas que deban tomar el control de la empresa, y otra muy distinta, designar un sucesor definitivo. Lo primero es una medida de emergencia. Lo segundo, una decisión concluyente. Puede que coincidan las personas en ambas decisiones, y puede que no

Veamos a continuación cuáles serían los elementos de un Plan de Contingencia:

Elementos de un Plan de Contingencia

1.- Identificación de los riesgos

El primer paso en la creación de un plan de contingencia es identificar los riesgos potenciales que podrían afectar a la empresa, entre otros:

• Riesgos Humanos: Muerte o incapacidad de miembros clave de la familia, conflictos familiares, epidemias.
• Riesgos Financieros: Insolvencia de un cliente, problemas de liquidez.
• Riesgos Operativos: Interrupciones tecnológicas, desastres naturales, incendios...

2.- Evaluación del impacto

Una vez identificados los riesgos, hay que evaluar el impacto potencial de cada uno en la empresa. Esto implica analizar cómo cada riesgo podría afectar las operaciones, las finanzas y la reputación de la empresa.

3.- Desarrollo de las estrategias de respuesta

Para cada riesgo identificado se deben desarrollar estrategias de respuesta específicas. Estas estrategias pueden incluir:

• Planes de Suplencia: procedimientos claros para la suplencia en caso de la muerte o incapacidad de un miembro clave de la familia.
• Planes de Comunicación: estrategias para comunicar de manera efectiva con empleados, clientes y otros interesados durante una crisis.
• Planes Financieros: medidas para asegurar la estabilidad financiera, como la creación de reservas de emergencia y la obtención de seguros adecuados.
• Planes de Formación: propuestas para que los futuros socios de la empresa familiar comprendan la realidad de la compañía que, potencialmente, tendrían que gestionar en caso de ausencia del Empresario.

4.- Implementación y capacitación

Un plan de contingencia solo será efectivo si se aplica correctamente y las personas capaces de implementarlo lo conocen. Esto incluye:

• Documentación: es conveniente que el Plan de Contingencia esté claramente documentado. Lo explicaré con un ejemplo: Toda empresa de cierto tamaño tiene un presupuesto anual, y los empresarios se esfuerzan en que sus directivos lo conozcan. Este criterio debería ser perfectamente aplicable a los Planes de Contingencia, pero entendiendo que, dependiendo del riesgo identificado y las medidas a adoptar, podrá tener un contenido más jurídico o no. Por ejemplo, para un riesgo de hackeo, lo que deberán tomarse son medidas de protección de la información y los sistemas. En cambio, el nombramiento de un administrador suplente, el otorgamiento de poderes, la modificación de estatutos, etc…, debieran estar debidamente acreditado para, llegado el caso, tener claras las directrices.
• Información: asegurar que los familiares y en su caso directivos y asesores legales que deban implementar las medidas incluidas en el Plan de Contingencia y que les afecten, estén informados de la voluntad del empresario fundador.

5. Revisión y actualización

El entorno empresarial y los riesgos potenciales pueden cambiar con el tiempo, por lo que los Planes de Contingencia deben ser revisados y, en su caso, actualizados de manera periódica.

Conclusión

Nunca es agradable dedicar tiempo a pensar en desgracias, pero hacerlo facilitará sin duda la supervivencia de la empresa familiar. Al fin y al cabo, Asimov ya lo apuntaba cuando escribió Fundación: Las crisis son inevitables, pero tomar las medidas para reducir el periodo que se tarda en solucionarlas es necesario. 

Gonzalo Martín Gullón es socio de J&A Garrigues, S.L.P.

Miembro del Foro de Debate Económico Germán Bernácer