Foto: RAFA MOLINA.BENIDORM. El Ayuntamiento de Benidorm ha elaborado una auditoría sobre el funcionamiento del registro contable de las facturas, sobre todo, después de la implementación de las herramientas electrónicas. El estudio concluye entre otros asuntos que tardan una media de 11,61 días en hacer efectivo el pago de las mismas, desde que se aprueba y reconoce la obligación del pago (para el periodo del primer trimestre de 2020). La marca está por debajo de lo que dicen las leyes de morosidad, que lo establece en 30 días. Dentro de este análisis no entran las que se satisfacen como anticipos de caja fija o gastos a justificar.
Tal y como aparece en las conclusiones del estudio, que se centran en los ejercicios de 2019 y 2020, "una de las incidencias detectadas ha sido el no poder comprobar el tiempo medio entre el registro de las facturas en papel en el punto general de entrada y el registro contable de facturas". El fallo está, según señala el técnico del departamento de Intervención, en que al registrar la factura en papel no se indica la fecha de entrada en el registro, solo una vez llega a la contabilidad.
Menos de un día (0,78 en 2019, 0,92 en 2020) tardan en inscribirse las facturas electrónicas a través del sistema Face. El informe señala que es "recomendable" que se pase al digital "todo tipo de facturas en papel para su mayor control y seguimiento". Así, informan que solo tienen un código DIR3 para todo el consistorio, por lo que son los funcionarios los que hacen las gestiones manuales del envío de las mismas.
Entre otras cuestiones, mencionan que el departamento de Intervención ha trabajado en la mejora de la tramitación electrónica de las facturas, "uniendo y sincronizando el registro contable de facturas con la plataforma de gestión municipal" con el que han podido sincronizar varios procesos.
El documento señala varias mejoras que se pueden introducir en el proceso de facturación del Ayuntamiento. Uno de ellos hace mención a los códigos DIR3 mencionados con anterioridad, reseñando la importancia de asignar a cada centro gestor uno diferente para evitar el trabajo manual de los empleados. Otra recomendación pasa por incluir la referencia del contrato de obra o servicio correspondiente a la factura o la referencia a la aprobación de gasto para agilizar el proceso de asignación y comprobación de crédito presupuestario.
Por último, abogan por digitalizar la factura en PDF para las presentadas en papel para aligerar el trabajo de tramitación y facilitar su localización. En este sentido, indican que aunque es más laborioso para el personal, permite de mejor manera la consulta de facturas para propósitos de análisis, estudios de costes o expedientes.
De igual forma, reconocen que la mayoría de facturas de papel no se digitalizan ni se adjuntan a la ficha de registro en el programa contable, "aunque se observa una mejora respecto a ejercicios anteriores". Así, indican que siguen trabajando en implementar un sistema que facilite el escaneo de toda factura presentada.
El Ayuntamiento tiene una media de 13 facturas registradas al día en 2020, 14 en 2019. En 2018 ya superaban las electrónicas a las de formato papel. Su viaje de principio a fin pasa por siete fases según la división realizada por el técnico, que van más alla de los 11 días mencionados: registro, prefiscalización, visto bueno, fiscalización, aprobación, contabilización de la obligación reconocida y pago en tesorería.
Para el primer paso, el registro es de 0,92 días, eso sí, solo para las electrónicas, ya que las que van en papel no tienen fecha de registro. Desde que se registra una factura en la contabilidad municipal hasta que se envía a cada departamento para que el técnico responsable dé su conformidad pasan 7,04 días (8,39 en 2019). Desde que lo envían hasta que se firma por parte del técnico responsable pasan 6,44 días (7,51 en 2019).
Tras ello, el periodo medio para su aprobación y envío es de 20,19 días (11,56 en 2019). Después, transcurren otros ocho días, los mismos que el año anterior, en pasar por comisión de Hacienda. Una vez dictaminado, regresa al departamento contable y se procede a apunte contable de la obligación reconocida y pasa a Tesorería: 0,06 días (0,26 en 2019). Entre la contabilización y el pago hay 11,44 días (8,89 en 2019).
Aunque a modo general, parece que hay procesos que han incrementado su tiempo con respecto al año anterior, incluso teniendo menos facturas al año, el informe señala que se ha reducido el periodo desde pasa a Intervención hasta que se paga en seis días: un total de 33,46 días de media.
