Si bien no es común en la práctica, la ley establece que no es obligatorio acudir al notario para lograr la inscripción en el Registro Mercantil del acuerdo de cese y nombramiento de los administradores y auditores de las sociedades mercantiles, siempre y cuando la modificación no conlleve modificación estatutaria (esto es, siempre y cuando el acuerdo se pueda encuadrar en los regímenes de administración que fueron previstos en los Estatutos Sociales). A modo de ejemplo, no es posible utilizar esta vía para nombrar a dos administradores mancomunados, si los estatutos no prevén la posibilidad de que el órgano de administración se constituya de esta forma.
En cuanto al resto de supuestos, las sociedades podrían prescindir del coste de la escritura pública para este tipo de modificaciones, siempre que sigan los requisitos procedimentales impuestos por el Reglamento del Registro Mercantil. Tal posibilidad está prevista en los artículos 142 y 147 de este cuerpo legal, y en su artículo 154, por remisión.
En este sentido, el artículo 142 de la antedicha norma permite la inscripción del nombramiento de administradores por medio de documento privado (certificación del acta de Junta General y, en su caso, del Consejo de Administración), siempre que la misma sea expedida y firmada por las personas con facultad certificante, aunque exige que las firmas de dichas personas queden legitimadas notarialmente, por testimonio notarial de dicha acta, o mediante copia autorizada del acta notarial de junta general o sesión del consejo de administración. Si el nombramiento y la aceptación del cargo no se hubiesen documentado en el acuerdo social en cuestión, deberá acreditarse la aceptación del cargo, bien mediante una nueva certificación, o bien mediante escrito del designado con firma notarialmente legitimada.
El procedimiento para inscribir el cese o dimisión de los administradores es similar al anterior, y podrá consistir en la propia certificación del acuerdo (con idénticos requisitos que los exigidos para el nombramiento) o en un escrito de renuncia al cargo otorgado por el administrador, que haga mención a la fecha de efectos de la dimisión y haya sido notificado fehacientemente a la sociedad de referencia, siempre con firma legitimada notarialmente. Como excepción, la inscripción del cese de los administradores por fallecimiento o por declaración judicial de fallecimiento se practicará a instancia de la sociedad, o de cualquier interesado, en virtud de certificación del Registro Civil. En estos supuestos de cese de administradores habrá que tener en cuenta que los mismos sólo producirán plenos efectos si no provocan que la sociedad quede acéfala (esto es, sin un órgano de administración funcional).
Estas normas aplican igualmente al nombramiento y cese de auditores, por medio de la remisión expresa que hace el art. 154 del Reglamento del Registro Mercantil.
Pese a que los mencionados artículos limitan la posibilidad de inscripción de estos documentos privados a aquellos supuestos en los que se haya pasado previamente por notaría (ya sea a efectos de legitimar la firma o para celebrar la propia reunión y levantar el acta), una interpretación finalista de su literalidad hace admisible igualmente la inscripción de acuerdos sociales que se certifiquen por firma electrónica cualificada, debido al marco normativo establecido por la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, concretamente su artículo 6. A modo de resumen, esta norma viene a consagrar la equivalencia entre las finalidades de ambos tipos de firmas (la legitimada ante notario y la basada en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica), pues establece que la firma electrónica cualificada acredita a todos los efectos la identidad del firmante de un documento.
Adicionalmente, este argumento se apoya en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que proclama en su artículo 9.2 que “los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas a través de los sistemas siguientes:
a) Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la ‘‘Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación’’.
b) Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de sello electrónico expedidos por prestadores incluidos en la ‘‘Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación’’.
(…)”.
Debido a lo anteriormente expuesto, el registrador mercantil está considerando aptas para inscripción las certificaciones de acuerdos sociales privadas firmadas electrónicamente por el administrador, administradores o secretario y presidente del Consejo de Administración, dependiendo del caso, pese a que dicha posibilidad no está expresamente prevista en el Reglamento del Registro Mercantil. Esto permitirá, a partir de ahora, que el lector decida si le conviene o no utilizar la regla tradicional (otorgamiento de escritura pública) para la práctica de este tipo de inscripciones en el Registro Mercantil, pues, si las personas con facultad certificante disponen de firma electrónica cualificada, tendrá igualmente la opción de decantarse por eludir operadores intermediarios y, con ello, obtener un consiguiente ahorro de costes.
No debe pasarse por alto que, optemos por una u otra vía de inscripción, seguirán siendo necesarias las pertinentes notificaciones a Hacienda a efectos fiscales.
Desde luego, la aparición de la firma electrónica reconocida ha supuesto un evidente impulso para la adaptación del sector jurídico a la sociedad de la información, que se prevé que vaya evolucionando durante los próximos años hasta permitir, incluso, la constitución íntegra de las sociedades mercantiles por vía telemática y sin intervención notarial.