La factura electrónica, la clave secreta de la digitalización

ALICANTE. La digitalización empresarial es un tema que ha dado bastante que hablar en los últimos tiempos, especialmente desde la aparición del COVID-19. La crisis sanitaria puso de manifiesto la enorme importancia de las nuevas tecnologías, no obstante, también desveló el bajo grado de digitalización de las compañías en España. Si hay algo que nos ha enseñado la crisis a nivel empresarial, es la necesidad de impulsar y acelerar la transformación digital en todas las áreas de negocio.

En los últimos años, se ha avanzado mucho en la transformación digital, pero ni lo suficiente ni lo deseable. Hoy por hoy, la digitalización y la automatización de procesos continúa siendo uno de los principales retos para las empresas españolas. Se estima que el porcentaje de compañías españolas que han comenzado el proceso de transformación digital se sitúa cerca del 45% lo que supone que más de la mitad del tejido empresarial español no está digitalizado. Cabe destacar que, dentro de este porcentaje, la mayoría ha digitalizado procesos muy básicos, dejando de lado áreas clave como finanzas, ventas, compras, recursos humanos o legal.

Es fundamental hacer hincapié en que un nivel de digitalización empresarial elevado implica también una mejora en la calidad de vida de los ciudadanos. Por lo que la transformación digital no solo aporta beneficios a las empresas, sino que ofrece numerosas ventajas al conjunto de la sociedad. Conscientes de ello, la mayoría de gobiernos en Europa llevan años impulsando la transformación digital.

A este respecto, la Unión Europea está desarrollando una estrategia digital que sitúa a las personas como eje fundamental del cambio, poniendo la tecnología al servicio de los ciudadanos y trabajando por una economía digital justa y competitiva. Para ello, el primer paso que se ha dado es el de poner a disposición de los diferentes países que conforman la Unión un paquete de ayudas económicas destinadas a dotar de herramientas digitales a las compañías.

En España, estas ayudas se han materializado, por ejemplo, a través del programa Kit Digital, una iniciativa que a lo largo de 2022 repartirá más de 3.000 millones de euros destinados a impulsar la transformación digital de pymes y autónomos. Entre las múltiples soluciones que se incluyen dentro del Kit Digital, encontramos la factura electrónica, una pieza clave para comenzar la verdadera transformación del negocio. Otro proyecto de impulso a la digitalización y que hará obligatorio el uso de la factura electrónica en la empresa privada en 2024 ha sido la Ley Crea y Crece, presentada por el Gobierno a finales de 2021.

La factura electrónica es un elemento clave de la transformación digital y ofrece innumerables ventajas como la mejora de la gestión, derivada de una mayor agilidad, reducción de costes, automatización y transparencia. Además, abre nuevas vías a la financiación y la reducción de los periodos medios de pago y cobro, la morosidad.

Sin embargo, la factura electrónica es una gran desconocida para la mayor parte de empresas españolas. A pesar de que su uso se incrementó casi un 30% en 2021, tal y como muestra el Estudio Comparativo sobre el Uso de la Factura Electrónica en España realizado por SERES, hasta el momento existen bastantes reticencias a la hora de implementarla.

La resistencia de muchas empresas se apoya en tres falsos mitos. El primero tiene que ver con la existencia de la factura electrónica en formato PDF enviada por email. Las empresas entienden que con eso ya es suficiente. Nada más lejos de la realidad. La clave de la factura electrónica no solo radica en enviarla y ahorrarte unos euros por cada papel que dejas de imprimir, sino en conectar eficientemente al emisor y al receptor para que todos los procesos posteriores, seguimiento, gestión de disputas, cualificación de clientes, tesorería y financiación o reporte fiscal, se puedan automatizar.

El segundo, parte del negocio. La factura es el documento más preciado y algunas empresas se resisten a dejarlo en manos de un tercero, tanto por mantener su privacidad como su seguridad. Estas razones no se corresponden con la realidad, porque la e-factura garantiza la confidencialidad y es infinitamente más segura que el papel. En sectores como el retail y automoción se usa de forma masiva desde hace varias décadas.

El tercero, nace de la confusión existente cuando hablamos de automatizar los procesos de compras y de ventas. Es fundamental que, para la implementación de la factura electrónica, las compañías entiendan que tan importante es enviarla como saber que te la van a pagar. Contar con los servicios de un proveedor tecnológico especializado es determinante aquí. Desde nuestra experiencia, podemos decir que lo más importante es que este proveedor de servicios ofrezca total confianza y cobertura a la empresa, adaptándose a sus ritmos y a su casuística concreta, pero sin perder el objetivo final, que la factura trabaje para ti en vez de que tú trabajes para tus facturas.

La factura electrónica es una pieza clave del proceso de digitalización de las compañías. No tiene sentido abordar una modernización del negocio de forma parcial, con la idea de ahorrar dinero suprimiendo el uso de papel, pero sobrecargando los procesos anteriores y posteriores. La transformación digital hay que entenderla y abordarla en su conjunto.

Nunca antes ha sido tan sencillo migrar a la e-factura. Ahora está en mano de las empresas y autónomos dar el salto a la digitalización, optimizar sus procesos internos y ser más competitivas para, de esta forma, ofrecer unos mejores servicios y contribuir al progreso de la sociedad.

*Alberto Redondo, director de Marketing y Mass Market de SERES, empresa líder en implantación de soluciones digitales en empresas