un proceso que llevará cuatro años

Guerra al papel: el General de Elche invertirá 2,5 millones para digitalizar 387.505 historiales clínicos

12/09/2021 - 

ELCHE. El Hospital General Universitario se dispone a abandonar el formato físico de sus historiales clínicos, una constante general hasta hace varios años y que ahora empieza a cambiar con la digitalización de los archivos. Una cuenta pendiente en el centro hospitalario, que ahora va a contratar el servicio de digitalización de Historias Clínicas y episodios de urgencias así como la custodia externa de las mismas, de documentación administrativa y ensayos clínicos del Departamento de Salud de Elche-Hospital General. Y para ello invertirá hasta 2,5 millones de euros.

La finalidad es facilitar el tránsito de la historia clínica, así como dotarse de un modelo más adecuado para la asistencia sanitaria por las ventajas de disponibilidad e integración que ofrece frente al papel físico. Hasta su total implantación, existe una situación de convivencia de ambos modelos que dificulta el proceso asistencial. Hasta llegar a la finalización del proceso, se plantean cuatro años de esta implantación, que es el plazo de ejecución de este contrato, del que queda excluida la dirección y responsabilidad de los archivos, tramitación, gestión o destrucción, que obviamente seguirá en manos del hospital. En total, una inversión posible, IVA incluido, de 2.579.126,82 euros. 

600 metros cuadrados de expedientes

Actualmente, el archivo de historias clínicas gestiona un total de 387.505, de las cuales custodia 153.691 en el archivo activo y 223.901 en un archivo pasivo externo. Se encuentra en el sótano del edifico principal, ocupando un total de 600 m2. Todos son expedientes físicos, los activos están en el hospital y los pasivos son aquellos que siguiendo los criterios de "pasivización" establecidos por el Departamento, explican fuentes del hospital, se custodian en un archivo externo. "En algunos casos algunas de esas historias consideradas pasivas vuelven a reactivarse si hay nuevas atenciones al paciente y se custodian de nuevo en el hospital", en el archivo activo.

Se trata por tanto de un paso importante por el volumen de papel que se maneja. En ese sentido, solo en 2019 se generaron 5.662 nuevos expedientes, aunque el total de movimientos en un año fue de más de 300.000, teniendo en cuenta los préstamos que se hacen entre los propios departamentos del hospital o de otros en el caso de derivaciones de casos. A día de hoy, de esos 387.505 historiales clínicos, 163.604 están activos y 223.901, los 'pasivos', en el archivo externo. 

Asimismo, de acuerdo a la información sensible y su peligro de extravío, así como cuestiones como la protección de datos, los nuevos expedientes que se generen a partir de cuando se ponga en marcha el contrato ya no generarán un dossier físico. Y se procederá a digitalizar e integrar la documentación en papel que se vaya generando durante la asistencia, así como las solicitudes de historiales clínicos que se hagan. De acuerdo a los criterios de protección de datos, todo el material y software necesarios para la visualización de los documentos generados que pasen a formar parte de la historia clínica electrónica así como para garantizar la continuidad del servicio de consulta de los mismos, pasaran a ser propiedad del hospital a la finalización del contrato. 

Por último, estos expedientes que pertenecen al General también podrán ser consultados por el Departamento de Vinalopó Salud, que está autorizado a realizar consultas de las historias clínicas de los pacientes que en la actualidad están adscritos a su Departamento de Salud, asumiendo el importe que se derive de dichas consultas.

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