El impacto de la factura electrónica 

Ha llovido mucho, aunque menos de lo deseado, desde que en diciembre de 2007 la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de medidas de impulso de la sociedad de la información, auspiciada por el Plan Avanza 2006-2010, estableciera la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en el marco de la contratación con el Sector Publico. En dicha norma se prevé que el Gobierno impulsará el empleo de la factura electrónica entre empresarios, profesionales y demás agentes del mercado y, en particular, entre las pequeñas y medianas empresas y microempresas.

Actualmente, la factura electrónica, entendiéndose como tal la que ha sido expedida y recibida en formato electrónico (que en la práctica es ahora más bien una factura en imagen PDF o similar enviada y recibida por medios electrónicos), se utiliza en las relaciones empresariales, principalmente por empresas de mayor tamaño y, entre ellas, las que prestan servicios de especial trascendencia económica, como el suministro de energía, agua, telecomunicaciones, etc. Su regulación viene determinada por el Reglamento que fija las obligaciones de facturación que, básicamente, exige la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, que podrán garantizarse por cualquier medio admitido en Derecho.  Hasta ahora, no es obligatoria su utilización entre los agentes privados y su recibo solo es admisible en el caso de conformidad expresa del destinatario.

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, regula la obligación de factura electrónica en todas las operaciones entre empresarios y profesionales en un único artículo y una disposición transitoria, dejando su desarrollo a un posterior Reglamento, previniendo que se debería aprobar en el plazo de seis meses desde la publicación de la citada Ley. El proyecto-borrador se hizo público el 20 de junio de este año y fue sometido a información pública y apertura de plazo de audiencia para formular alegaciones, periodo que finalizó el 10 de julio. Hasta el momento desconocemos el texto definitivo que se remitirá al Consejo de Ministros para su aprobación. Las fechas comentadas evidencian que las previsiones no se van a cumplir.

Con esta medida se pretende reducir los costes de transacción y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil, además de obtener información fiable, sistemática y ágil de los plazos efectivos de pago, lo que ayudará a reducir la morosidad comercial y a fomentar la digitalización de todas las empresas.

En esta Ley también se recogen medidas para el cumplimiento de los plazos de pago, como el requisito para el acceso a subvenciones o para acceder a contratos con el Estado.

A la vista de la normativa publicada y del borrador del Reglamento (Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 18/2022) es posible comentar el modo de funcionamiento de la factura electrónica, a falta de la aprobación del texto definitivo y de que, posteriormente, sea publicada la correspondiente Orden Ministerial que detalle todos sus aspectos, sobre todo técnicos.

Los empresarios y profesionales que, de acuerdo con el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, deban expedir y entregar factura deberán hacerlo en formato electrónico. Se exceptúan las operaciones cuyo destinatario no sea empresario o profesional o esté radicado fuera del territorio español, las operaciones que se documenten mediante facturas simplificadas, salvo que el destinatario exija factura y las que se emitan voluntariamente sin tener obligación de hacerlo. La expedición de factura electrónica a consumidores o a empresarios y profesionales que todavía no estén obligados a emitirlas o recibirlas, requerirá el consentimiento voluntario y expreso de éstos.

Se entenderá por factura electrónica aquel mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo aprobado por el Comité Europeo de Normalización, bajo determinadas sintaxis de formatos admitidos,  que en definitiva serán una serie de símbolos ilegibles, si no se transforman a PDF,  que podrán leerse y ser tratados informáticamente, lo que facilitará la automatización  de los procesos de emisión y recepción de las facturas, así como su integración con las herramientas informáticas contables y de gestión de las empresas.

Las facturas deberán estar rubricadas por el emisor con firma electrónica y se identificarán con un código único, que necesariamente contendrá el número de identificación fiscal del emisor, el número y serie de la factura y su fecha de emisión. Es muy probable que incorporen también un código QR que garanticen su inalterabilidad.

En cuanto a las características básicas del futuro sistema español de factura electrónica, estará conformado por plataformas de intercambio de documentos de carácter privado y por la solución pública de factura electrónica, que cumplirá además la función de depósito de las mismas y que será gestionado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). En el caso de que el intercambio de facturas electrónicas se produzca íntegramente mediante plataformas privadas, una copia fiel, generada automáticamente de cada factura, deberá ser depositada en la solución pública de factura electrónica.

La AEAT desarrollará una aplicación o formulario gratuito que pondrá a disposición de las pequeñas y medianas empresas y de los profesionales para permitirles la generación de facturas electrónicas. También obtendrá información estadística de las facturas electrónicas y de los retrasos sobre el pago de las mismas y la hará llegar al Observatorio Estatal de Morosidad Privada y al Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital para que publique, con carácter anual, un listado de empresas que hayan incumplido los plazos de pago establecidos.

El destinatario de las facturas electrónicas deberá informar (de momento y hasta la publicación de la correspondiente Orden Ministerial no se dice cómo) al obligado a su expedición en un plazo de 4 días naturales, sin contar sábados, domingos y festivos, de los siguientes estados de la factura:

• Aceptación o rechazo comercial, entendiéndose aceptada si no se emite y envía una factura rectificativa indicando dicha circunstancia, su fecha y la del pago efectivo de la factura.
• Adicionalmente, se podrá informar de la aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha y el importe del pago parcial y su fecha y la cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con su identificación.
•   Esta obligación de informar sobre el estado de la factura se aplicará a los empresarios cuya facturación anual sea inferior a 6.010.121,04 euros a los 36 meses desde la pendiente publicación del Real Decreto que las regula y a los 48 meses a los profesionales cuya facturación anual sea inferior a la mencionada cifra, siendo voluntaria hasta entonces.

El Reglamento entrará en vigor a los 12 meses de su publicación en el BOE para las empresas que facturen más de 8 millones de euros y a los 24 meses para las demás, lo que previsiblemente nos lleva al menos a principios de 2025 y de 2026, respectivamente. Durante los primeros 12 meses de su aplicación se deberá acompañar a la factura electrónica un documento PDF que asegure su legibilidad para los que aun no están obligados.

En este ámbito, la UE presentó en diciembre de 2022 un proyecto para que las operaciones intracomunitarias se documenten mediante factura electrónica en formato estructurado. Asimismo, las haciendas forales vascas están impulsando sistemas similares para la utilización de sistemas informáticos de facturación certificados que permitan, además, remitir a su Administración los ficheros.

La implantación de la factura electrónica conllevará un coste de adaptación y de gestión para las Pymes, microempresas y profesionales, si bien con ello se facilitará su integración en los procesos informáticos de las empresas y se normalizarán las transacciones mercantiles, dotándose de mayor transparencia, también para la Agencia Tributaria, que tendrá un mayor control de las mismas.

Con respecto a la lucha contra la demora en los pagos, el Observatorio Estatal de Morosidad Privada debería estudiar y proponer la implantación de medidas adicionales a la publicación de la lista de morosos, que, si se realizara con carácter anual, recogería los datos de las operaciones del año anterior, lo que supone un evidente retraso en la disposición de la información para los que vayan a operar con las empresas “morosas” que figuran en ella.

Francisco José Pérez Blasco es miembro del Foro de Debate Económico Germán Bernácer y gerente de CEIF-Consultoría Empresarial